En el imaginario popular, la maquinaria del Estado está compuesta de instancias, oficios, fotocopias, resoluciones, cartas, notificaciones y un sin fin de documentos. El «papeleo» lo solemos llamar. Cuando se ve desde dentro, uno se da cuenta de que esa sólo es la punta del iceberg. Internamente, el papel todavía es moneda común en las comunicaciones internas entre las diferentes unidades y delegaciones. Es cierto que el correo electrónico ha conseguido en los últimos años reducir algo el volumen y agilizar las gestiones, pero por otro lado también lo ha ampliado. Inexplicablemente, en mi oficina los correos electrónicos se archivan después de ser imprimidos. Nunca lo entenderé.

Un asunto aparte es el papel que se pierde por errores o duplicados no necesarios. Durante los últimos días he estado llevando un pequeño control de lo que se imprime por una de las nueve impresoras que hay en el departamento donde trabajo. Siendo benevolentes, en torno a una cuarta parte de los papeles que salen de la impresora son inútiles. Eso significa que, de los aproximadamente 1000 o 1500 folios utilizados a lo largo de una semana laboral, entre 333 y 375 van directamente a la papelera, víctimas muchas veces de la precipitación, de la falta de conocimientos informáticos o sencillamente de tener «gatillo fácil» con el botón de imprimir.

Aún así, creo que se pueden aprovechar los recursos muchísimo más. La informática ha de servir para simplificar nuestro trabajo y también para agilizarlo, no para generar más problemas y más papel. Si no se imprimieran los correos electrónicos de mi oficina para archivarlos y se guardaran «virtualmente», se ahorraría por lo menos un tercio del papel. Cada vez más, las nuevas aplicaciones informáticas que utiliza la Administración en sus distintas facetas, van dirigidas a minimizar el papel.

Parece mentira que a estas alturas, el sector público esté aún en la fase inicial de la informatización. En mi opinión, la culpa es principalmente de los directivos locales, a menudo faltos de cultura informática, que intentan combinar el antiguo sistema de «papeleo analógico» con los nuevos medios digitales, cuando de lo que se trata es de sustituirlo. El único papel que debe aparecer es el que entrega o recibe el ciudadano. Y cada vez menos, gracias a la Administración Electrónica.