Optimización. Hasta hace no mucho tiempo, esta palabra no existía en el diccionario de las administraciones públicas. Sin embargo existían otras como recortes de presupuesto, plan de austeridad y otras similares. Estas reducciones no suelen venir acompañadas de un plan de optimización, de eficiencia o como queramos llamarlo. En España, el primer intento fue el Plan de Modernización de la Administración General del Estado de 1992, que tiene su máximo exponente en la informatización de todo el sistema y la posterior implantación de la Administración Electrónica.

Mención especial requiere la implantación de un sistema de gestión de la calidad según la normativa ISO 9001:2000. Aunque originalmente está orientada a procesos productivos convencionales, es fácilmente adaptable a un entorno de servicios públicos. Pero evidentemente, hablar de este tema sería muy largo y complejo y se escapa a las intenciones de este post.

Volviendo a la optimización, algunos recordaréis aquel pequeño estudio que hice sobre el gasto de papel en la oficina en la que trabajo. La conclusión a la que llegué era que uno de cada tres folios que se imprimían iban directamente a la papelera. Contabilicé entre 333 y 375 folios semanales tirados a la basura. Y este experimento podría extenderse hacia otro tipo de material o de recursos, como el tiempo. Este último se trata de uno de los aspectos pendientes de optimizar más olvidados. Y por supuesto, con esto no estoy diciendo que se nos «esclavice», manteniéndonos sentados en nuestras sillas durante toda la jornada laboral, sino que el tiempo real de trabajo se aproveche de verdad.

Los principales recursos que son susceptibles de ser optimizados son:

• El tiempo.
• El material consumible.
• El espacio físico. La disposición de las oficinas.
• El personal del departamento.

Se pueden tomar multitud de medidas en nuestras oficinas para obtener mejores resultados gestionando con inteligencia estos recursos:

• Respecto al tiempo. Unificar y normalizar criterios, procedimientos, trámites e impresos. Guías para los empleados con la información necesaria para realizar cualquier tarea. «Todos deben saber hacerlo todo». Horario flexible. Uso eficaz de las nuevas tecnologías (hojas de cáculo, bases de datos, wikis, bases de conocimiento, etc).
• Respecto al material consumible. Directamente relacionado con el punto anterior sobre las nuevas tecnologías. Sustitución del papel físico por documentos PDF, uso de correo electrónico en lugar del ordinario, etc.
• Respecto al espacio físico. Reordenar los elementos de las oficinas de forma eficiente, primando el espacio libre y la movilidad. Reorganizar y depurar los archivos físicos. Colocación estratégica de los elementos comunes (impresoras, fotocopiadoras). Redistribución de las mesas para fomentar el trabajo colaborativo.
• Respecto al personal. Potenciar las habilidades personales de cada empleado, situándolo en aquel puesto de trabajo que resulte adecuado a su perfil.

Y esto ha sido todo. Espero que estas ideas obvias, simples y bienintencionadas sobre apuntes tomados «al vuelo» en mi trabajo, puedan servir algún día para mejorar esto que llamamos Administración y en la que todos, de un modo u otro, estamos inmersos. Encontrar más información sobre todo esto de lo que he hablado es sencillo. Existen muchas webs sobre el tema de la modernización administrativa. La mayoría de mi inspiración proviene del blog ‘Administraciones en Red’, que cuenta con un wiki y un montón de enlaces.