Desde que empecé a hojear publicaciones técnicas foráneas, bien a través de internet o bien en libros, empecé a apreciar (y a envidiar) la forma tan exquisita en la que estaban maquetados, sin dejar al azar ningún detalle. No hay duda de que en el mundo anglosajón hay mucha más tradición y se pone más cuidado a la hora de hacer documentos con «buen aspecto». Desde los documentos administrativos hasta los científicos, ingleses y norteamericanos siempre me han maravillado en ese tema.

Por estas tierras tenemos algunos vicios y defectos que hemos de desterrar si queremos que tomen en serio nuestros trabajos. En mi día a día he visto documentos oficiales de la Administración escritos con Comic Sans, con cuerpos de letra enormes (16 o 18 píxeles, no exagero), títulos hechos con el nefasto WordArt, márgenes descuadrados y demás horrores. Supongo que ante eso poco se puede hacer. No importa que uno domine el Word o el procesador de textos de turno mientras la cultura de confección de documentos sea nula. Y menos mal que todas las administraciones dictan normas estrictas, con plantillas incluidas, sobre la apariencia que han de tener los escritos. Pero ni con esas…

Así que me he decidido a hacer un «octálogo» de obviedades (porque es lo que son) fruto del sentido común. Nada más. La idea que subyace en cada uno de estos «mandamientos» es el de aprovechar las enormes posibilidades que nuestro procesador de texto nos permite hacer. En nuestro día a día apenas utilizamos un 2 o un 4% de las opciones. Muchas de ellas nos pueden facilitar mucho las cosas y ahorrar tiempo.

Antes de nada conviene tener claro de antemano qué aspecto le vamos a dar a los diferentes elementos de nuestro documento. Improvisar no suele dar buen resultado. Lo mejor es elaborar un «documento piloto» con todos los elementos y sus formatos respectivos para saber si el resultado es el esperado. Incluso si nos queremos tomar la molestia podemos crear un estilo propio. Es aconsejable sobre todo cuando tengamos muchos documentos que formatear.

1. Usa las fuentes adecuadas y no intentes combinaciones imposibles. Los tipos de letras que vienen con Word u otro procesador son más que suficientes para cualquier tipo de documento. No instales nuevas fuentes sólo porque te parezcan bonitas, los resultados no suelen ser buenos. Hay tipos que entre ellos no se llevan nada bien. No hay ninguna regla sobre ello, así que hay que confiar en el gusto y el sentido común de cada uno.
2. Juega con los tamaños y los formatos de las fuentes. Una buena combinación de cursiva, negrita, fuentes en versalita y otros formatos puede dar un resultado muy profesional. No olvides ajustar el interletrado si utilizas cuerpos de letra muy grandes. Suele proporcionar un efecto más agradable a la vista. También es importante el interlineado, sobre todo para textos densos, porque ayuda a la lectura. ¡Cuidado con los colores! Evita su uso a menos que sea imprescindible, y siempre de forma discreta.
3. Cuida los márgenes. Procura que sean generosos si hay mucho texto. Los renglones cortos son más fáciles de leer. Mantén una coherencia a la hora de tabular tu texto porque ayuda a jerarquizar mentalmente los párrafos.
4. Cuida que los símbolos (porcentaje, euro, guiones, comillas) estén bien puestos y sean coherentes. Ya no digamos si hay fórmulas matemáticas. En ese caso usa el editor de ecuaciones. Te facilitará mucho el trabajo.
5. No menosprecies el poder de tu procesador de textos. A lo largo de los años, las aplicaciones de edición de documentos han mejorado mucho y han incorporado funciones que ni siquiera sabemos que existen. Con el procesador de textos Word (y con cualquier otro también) se pueden hacer muchas más cosas de las que imaginas (índices, citas al pie, hiperenlaces dentro del documento, columnas).
6. Pon cabeceras, encabezados y pies de página (y que sean discretos) y numera las hojas del documento.
7. Cuida la ortografía. No necesita comentarios. Me he encontrado muchos documentos presuntamente serios pero con faltas.
8. Sé original y elegante. Un documento ha de ser legible, eso es lo primero. Pero no significa que no pueda tener algo de creatividad, siempre que sea en aras de una mayor claridad. Así de repente se me ocurre usar sombreados, grandes márgenes o tipos de tamaños exagerados para marcar por ejemplo el comienzo de una nueva sección.

A ver si conseguimos entre todos que nuestros documentos sean un poco más elegantes…